Notes de frais
La solution Notes de frais simplifie et fiabilise le processus de gestion des frais professionnels de vos collaborateurs, de la saisie de la note de frais elle-même jusqu’au transfert des données vers la comptabilité. Elle calcule automatiquement les montants à rembourser en fonction de vos règles internes (plafonds, forfaits…), la TVA, la TVA récupérable, le nombre de tickets restaurants à déduire…
En voici les principales fonctionnalités :
- Saisie en ligne des dépenses, avec ventilation par nature (train, hôtel, taxi, restaurant…)
- Saisie multidevise avec application des taux de change
- Imputation des frais par compte projet, client, activité...
- Notifications automatiques par email
- Gestion des frais réels, plafonds, forfaits, frais kilométriques
- Déclenchement automatique des remboursements
- Synthèses, tableaux de bords (frais par nature, par période, par client…)
- Gestion des invitations restaurant et calcul automatique du nombre de Tickets Restaurants
- Gestion de la TVA récupérable
- Export des données vers la comptabilité en un clic (SAGE, SAP, Quadratus, Navision…)
Automatisation et simplification de la déclaration des dépenses :
Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs dépenses en ligne, peuvent le cas échéant les rattacher à un compte analytique (client, projet…), déclarent des invités internes ou externes pour un repas... Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé, en fonction de la devise de la dépense, des forfaits, des plafonds, du total annuel de kilomètres parcourus… et soumettent leur note de frais à leur manager qui reçoit un mail de notification automatique (le workflow peut gérer jusqu’à 5 niveaux de validation). Ils peuvent aussi joindre un fichier contenant les scans de leurs facturettes, et ajouter des commentaires à leur document. Le statut de la note de frais est ensuite disponible en ligne et en temps réel pour l’ensemble de vos collaborateurs. Ils gagnent ainsi en autonomie et en confiance, et surtout sont remboursés plus rapidement.
Pilotage, gestion et analyse des notes de frais :
Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA…), gérer les cartes affaires/essence, les avances sur frais, ainsi que les plafonds communs. Vous avez une vision analytique des dépenses que vous segmentez par département, structure, client, produit ou projet. A tout moment, vous pouvez éditer des rapports et des tableaux de bord. Vous évitez les ressaisies et les risques d’erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu’elle soit gérée en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable).
